Компания LDM (входит в ИТ-холдинг LANSOFT) совместно с Ассоциацией РОСЭУ и «КриптоПро» представили результаты исследования, посвященного практике долгосрочного хранения электронных кадровых документов. Согласно полученным данным, 75% российских компаний делают это без соблюдения требований законодательства, генерируя долгосрочные юридические риски и потенциальные экономические издержки.

Исследование основано на данных опроса более 500 специалистов и 40 глубинных интервью с представителями бизнесов численностью от 100 до 60 000 сотрудников. Участниками стали организации из промышленности, энергетики, ритейла, строительства, медицины, ИТ и образования.

Должности представителей компаний, которые приняли участие в исследовании.

Наиболее распространенной практикой остается использование сервисов кадрового электронного документооборота (КЭДО). Их быстрое развитие и расширение функциональности в последние годы привели к тому, что бизнес начал воспринимать внедрение КЭДО как автоматическое решение и вопросов архивного хранения. Однако электронный документооборот изначально ориентирован только на оперативный контур работы и не охватывает обязательные архивные процедуры. Это приводит к невыполнению законодательных требований на всем сроке хранения.

Результаты опроса: как и где хранят кадровые документы отечественные компании.

Согласно результатам интервью, 45% компаний не знают о рисках долгосрочного хранения и не планируют решать этот вопрос. Еще 30% изучали тему при внедрении КЭДО, но не считают необходимым пересматривать существующие подходы. Только 25% респондентов разбирались во всех требованиях, из них часть планирует внедрение систем электронного архивного хранения, а небольшая доля компаний уже перешла на такие решения.

Результаты опроса: большинство респондентов полагают, что хранение документов в КЭДО — это и есть юридически корректный архив.

В ближайшие годы нормативное регулирование в сфере долгосрочного хранения электронных документов последовательно усилится. Росархив уже заявил о планах расширения требований к форматам и процедурам установления подлинности, управлению электронными архивами.

Большинство респондентов признались, что не оценивают юридические риски. Проблема пока не ощущается, потому что документы редко запрашиваются: в среднем не более 10 раз в год. Однако уже через 3-5 лет бизнес начнет сталкиваться со сложностями при верификации оригиналов и будет вынужден проводить дорогостоящие процедуры легитимизации накопленных массивов.

Исследование проведено при поддержке Ассоциации специалистов в сфере управления документами (АСУД).

С полной версией исследования можно ознакомиться по ссылке.

Для приобретения продуктов LDM через Treolan можно обращаться на почту: @Afonina Mariya